Die USt-IdNr. prüfen — und was die Antwort wirklich wert ist
Eine entzogene Registrierung meldet sich bei früheren Partnern nicht — die Prüfung bei der Kundenanlage ist deshalb kein Nachweis, sondern eine Aussage über einen Nachmittag vor Jahren. Seit 2020 entscheidet dieser Unterschied über die Steuerfreiheit.
Die alltägliche Verwechslung
Die Steuernummer ist das Aktenzeichen des Finanzamts. Dies ist die europäische Kennung.
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weist einen Unternehmer für grenzüberschreitende Vorgänge innerhalb der Europäischen Union aus. Sie wird von einem Mitgliedstaat erteilt, beginnt mit dessen zweibuchstabigem Kürzel und besteht neben der inländischen Steuernummer. Nur die europäische gehört auf eine innergemeinschaftliche Rechnung.
Sie ist kein Handelsregistereintrag, keine Gewerbeerlaubnis und kein Bonitätsmerkmal. Eine Nummer kann gültig sein, während das Unternehmen dahinter zahlungsunfähig ist, und ungültig, obwohl das Unternehmen völlig real ist — weil die Registrierung wenige Tage alt ist. Eine abgelehnte Nummer ist öfter ein Zeitproblem als ein Kundenproblem.
Seit dem 1. Januar 2020 wiegt die Nummer schwerer als früher. Für den Vorgang verwendet, ist sie materielle Voraussetzung der Befreiung und keine Formalie mehr, die sich nachträglich heilen ließe.
- Das Präfix ist nicht zwingend der Ländercode der Anschrift
- Wer in mehreren Mitgliedstaaten registriert ist, darf die Nummer eines anderen Staates verwenden
- Maßgeblich ist, welche Nummer für genau diesen Vorgang verwendet wird
Bevor Grün als Freigabe gilt
Was eine Gültigkeitsabfrage nicht beweist
Jeder dieser Punkte hat irgendwo schon einen echten Schaden verursacht. Die einfache Abfrage ist wirklich nützlich — sie ist nur enger, als sie aussieht.
- Nicht, dass die Nummer zu dem Kunden gehört, mit dem Sie es zu tun haben — die einfache Abfrage liefert Gültigkeit, nicht Identität
- Nicht, dass die bestellende Person zur Vertretung dieses Unternehmens befugt ist
- Nicht, dass das Unternehmen zahlungsfähig ist oder heute noch besteht
- Nicht, dass die Ware tatsächlich in diesem Mitgliedstaat ankommt — das Gelangen braucht einen eigenen Nachweis
- Nicht, dass Lieferanschrift und Registrierung zusammengehören
- Und derzeit nichts Automatisches auf unserer Seite: wir prüfen ausschließlich Format und Länderpräfix, ohne VIES-Abgleich dahinter
Zwei verschiedene Antworten
Die qualifizierte Anfrage gleicht feldweise ab. Genau darauf kommt es an.
Die einfache Abfrage, über den europäischen VIES-Dienst oder über das Bundeszentralamt für Steuern, beantwortet genau eine Frage: Ist diese Nummer in diesem Augenblick gültig? Nützlich, und nicht ausreichend, denn sie sagt nichts darüber, wer die Nummer innehat.
Die qualifizierte Bestätigungsanfrage nach § 18e UStG geht weiter. Zusammen mit der Nummer übermitteln Sie Firmenname einschließlich Rechtsform, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort, und das Amt gleicht jedes Feld einzeln gegen das Register des ausstellenden Staates ab. Die Antwort kommt feldweise zurück: stimmt überein, stimmt nicht überein, nicht prüfbar.
Diese Feinheit ist der Beleg, auf dem der Vertrauensschutz des § 6a Abs. 4 ruht, falls sich der Kunde als jemand ganz anderes herausstellt.
- Eine Teilabweichung ist ein echter Befund und keine Formatmarotte
- Archivieren Sie die Antwort mit Datum und Uhrzeit — ein Nachweis ohne Datum ist keiner
- Wiederholen Sie sie bei laufenden Kunden; eine Gültigkeit beschreibt einen Zeitpunkt, keine Eigenschaft
Zuerst das Format
Wie die Nummer je Mitgliedstaat aufgebaut ist
Eine Formatprüfung fängt Tippfehler, Zahlendreher und Nummern ab, die aus dem falschen Feld kopiert wurden. Mehr fängt sie nicht — aber das vor der Bestellung.
| Mitgliedstaat | Präfix | Aufbau nach dem Präfix |
|---|---|---|
| Deutschland | DE | 9 Ziffern |
| Österreich | ATU | U und 8 Zeichen |
| Niederlande | NL | 12 Zeichen, an zehnter Stelle ein B |
| Frankreich | FR | 2 Zeichen (Buchstaben oder Ziffern) und 9 Ziffern |
| Italien | IT | 11 Ziffern |
| Spanien | ES | 9 Zeichen, Anfang und Ende Buchstabe oder Ziffer |
| Belgien | BE | 10 Ziffern, beginnend mit 0 oder 1 |
| Polen | PL | 10 Ziffern |
| Dänemark | DK | 8 Ziffern |
| Schweden | SE | 12 Ziffern, die letzten beiden 01 |
| Tschechien | CZ | 8, 9 oder 10 Ziffern |
| Irland | IE | 8 oder 9 Zeichen, auch mit Buchstaben |
Der Weg zu einer brauchbaren Antwort
Fünf Schritte zu einer belastbaren Bestätigung
Die Reihenfolge zählt: Die qualifizierte Anfrage setzt den ersten Schritt voraus und ist ohne den zweiten sinnlos.
Eine eigene USt-IdNr. haben
Nur ein Unternehmen mit eigener Nummer kann eine qualifizierte Bestätigungsanfrage stellen. Wer noch keine hat, fängt mit diesem Antrag an und nicht mit dem letzten.
Zuerst die einfache Abfrage
Sie kostet nichts und filtert die größte Gruppe von Fehlschlägen heraus: Tippfehler, eine abgelaufene Registrierung und Nummern aus einem alten Dokument. Scheitert es hier, rettet die qualifizierte Anfrage nichts.
Die qualifizierte Anfrage mit Name und Anschrift stellen
Genau so, wie der Kunde sie angibt, und nicht so, wie Ihre eigenen Stammdaten sie führen. Abweichungen in der Rechtsform und in Abkürzungen von Straßennamen sind die häufigste Ursache einer Teilabweichung, und der nachzugehen lohnt sich.
Das Ergebnis mit Zeitstempel archivieren
Die Antwort ist Ihr Nachweis. Legen Sie ihn zum Kundendatensatz und nicht in ein Postfach, möglichst in der maschinenlesbaren Form, die das Amt anbietet.
Bei laufender Geschäftsbeziehung wiederholen
Wie oft, entscheidet Ihr Risiko. Was nicht funktioniert: einmal bei der Anlage prüfen und sich drei Jahre später darauf berufen. Eine entzogene Registrierung meldet sich bei ihren früheren Geschäftspartnern nicht.
Rund um die Nummer
Was die Nummer auf der Rechnung ändert
- Umsatzsteuer bei Lieferungen in die EUWarum die Befreiung bei Waren kein Reverse Charge ist und was dafür vorliegen muss.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen§ 7.2 regelt Ihre Mitteilungspflicht und unser Recht zur Nachberechnung.
- GasanalytikNettopreise an der Position, bevor ein Konto entsteht.
- Filter und SiebeOft genug nachbestellt, dass sich die Steuerfrage einmal zu klären lohnt.
Ein Feld, dann der Warenkorb
Hinterlegen Sie die Nummer dort, wo die Rechnung sie findet
shukchok ist ein offener Marktplatz für Industriegüter: Der Firmenname ist Pflichtfeld im Profil, die USt-IdNr. steht daneben. Wir prüfen Format und Länderpräfix; die Bestätigung der Gültigkeit bleibt bei Ihnen — und sie ist vor dem ersten Einkauf deutlich schneller zu bekommen als danach.